El desafío
MedVida Clínica Dental es una clínica odontológica con 3 centros en Barcelona y más de 12.000 pacientes activos. Su principal problema era la gestión telefónica: recibían una media de 180 llamadas diarias, de las cuales el 40% se perdían por líneas ocupadas o fuera de horario.
Cada llamada perdida representaba potencialmente un paciente que acudía a otra clínica. Con un coste medio de adquisición de paciente nuevo de 85€, las llamadas perdidas suponían una pérdida estimada de más de 6.000€ mensuales en nuevos pacientes, además del impacto en la satisfacción de los pacientes existentes.
La solución
StaffDigital implementó un agente IA multicanal que cubría WhatsApp, web y un sistema de respuesta inteligente para las llamadas telefónicas que no podían ser atendidas. El agente se integró con el software de gestión clínica (Dentaclick) para acceder en tiempo real a la agenda de los doctores, historial de pacientes y protocolos clínicos.
El agente fue especialmente entrenado para:
- Gestionar citas con criterios clínicos (duración según tratamiento, doctor especialista, sala requerida)
- Responder a preguntas sobre tratamientos con información validada por el equipo médico
- Enviar recordatorios de citas con instrucciones previas específicas según el tratamiento
- Gestionar urgencias, derivando inmediatamente al personal clínico cuando era necesario
Los resultados (primeros 90 días)
- -40% en llamadas perdidas: El redireccionamiento a WhatsApp capturó la mayoría de intentos fallidos
- +55% en citas agendadas fuera de horario (noches y fines de semana)
- -65% en no-shows: Los recordatorios inteligentes con confirmación redujeron drásticamente las ausencias
- +22% en facturación: Más citas = más tratamientos completados
- Ahorro de 2.400€/mes en personal de recepción (1 puesto reasignado a funciones de mayor valor)
- 4.8/5 en satisfacción del paciente con el nuevo sistema de comunicación